AI-automatisering voor het MKB

Een automatisering is een stukje software dat een vaste klus van je overneemt. Komt er een bestelling binnen, dan zet hij die in je boekhouding. Dat bestaat al jaren. Het verschil met AI-automatisering is dat de software nu ook tekst kan lezen en schrijven. Hij begrijpt wat een klant in een mail vraagt, haalt uit een gesprek wat er is afgesproken en schrijft een eerste antwoord in jouw stem.

Daardoor kan ik klussen automatiseren die eerder handwerk bleven, omdat er een mens voor nodig was om te lezen wat er stond. Voor een MKB-bedrijf zit daar de meeste tijdwinst, in de mails, offertes en notities die elke dag langskomen.

Hieronder staan drie automatiseringen die ik voor mijn eigen bedrijf en voor klanten bouwde. Ik noem geen namen, wel precies hoe ze werken.

Een voorstel versturen is één ding. Erachteraan bellen als het stil blijft, dat schiet er in een drukke week bij in. Daarom bouwde ik een automatisering die elk verstuurd voorstel volgt. Zodra het de deur uit is, staat er een opvolgtaak met een datum in mijn eigen werkomgeving.

Komt er geen reactie, dan staat er op die dag een herinneringsmail als concept klaar, geschreven in mijn eigen stem en met de inhoud van het voorstel erin. Ik lees hem, pas een zin aan als dat nodig is en verstuur hem. Komt er wel een reactie, dan leest de automatisering die en zet hij de volgende stap klaar: een afspraak inplannen, of het voorstel aanpassen.

• Voorstel verstuurd, opvolgtaak met datum staat klaar
• Geen reactie, dan een herinnering als concept in je eigen stem
• Wel reactie, dan de volgende stap klaar in je overzicht

Na een klantgesprek had ik altijd een hoofd vol afspraken en een notitieblok met losse woorden. Nu neem ik het gesprek op, met toestemming van de klant. Daarna leest een automatisering het transcript en haalt eruit wat er is afgesproken: wie wat doet, wanneer, en wat er nog open staat.

Binnen een paar minuten na het gesprek staan de taken met een datum in mijn werkomgeving, met een korte samenvatting bij de klant en een conceptmail met de afspraken op een rij. Die mail lees ik na en verstuur ik zelf. Ik vergeet niets meer en de klant heeft dezelfde dag een bevestiging.

• Gesprek opgenomen, met toestemming
• Afspraken en open punten eruit gehaald
• Taken met datum in je overzicht, conceptmail klaar

Voor een klant met een kennisbank op zijn site bouwde ik een agent die elke week één artikel schrijft. Hij werkt een lijst met zoekwoorden af die we samen opstelden. Per onderwerp kijkt hij eerst wat er al op de site staat, zodat er geen twee artikelen over hetzelfde komen. Daarna doet hij onderzoek, zoekt de feiten na bij de bron en schrijft het artikel in de stijl van de klant.

Op maandag krijgt de klant een mail dat er een artikel klaarstaat. Hij leest het, past aan wat hij wil, en op vrijdag gaat het online. Haalt een artikel de kwaliteitsscore niet, dan gaat er niets online en krijgt de klant een melding. Zo komt er elke week een nieuw artikel bij zonder dat iemand ervoor hoeft te gaan zitten.

• Zoekwoord van de lijst, check wat er al staat
• Onderzoek, feiten nagezocht bij de bron, artikel in de eigen stijl
• Maandag ter controle, vrijdag online

Wat een automatisering kost, hangt af van de klus en van de programma's die je gebruikt. Na een kennismaking hoor je vooraf wat het kost, met een vast bedrag voor de bouw. De automatisering draait daarna in de SHD Hub, waar je per dag ziet wat hij deed.

We beginnen klein. Eerst de klus die jou de meeste tijd kost. Die draait een paar weken mee naast je huidige werkwijze. Klopt alles, dan neemt hij het over en kijken we naar de volgende.

Meer over mijn automatiseringen